Trabajo remoto: 7 herramientas esenciales

Si eres un/a profesional independiente o trabajas en una pequeña empresa, estas herramientas te ayudarán a ahorrar tiempo (haciendo más fácil tu trabajo); y dinero, dado que la mayoría son open source, free software o tienen versiones limitadas gratuitas.

Tabla de contenidos

  1. Profesionales, pequeñas empresas y la nueva normalidad: trabajar en remoto
  2. Trabajo remoto: sus ventajas y desafíos
  3. Herramientas para el trabajo remoto
  4. Herramientas de comunicación
  5. Edición de documentos online
  6. Plataformas de productividad
  7. Gestión de trabajo y de tareas
  8. Gestión de proyectos
  9. Pizarras colaborativas
  10. Utilidades

 

Profesionales, pequeñas empresas y la nueva normalidad: trabajar en remoto

Cuando en Diciembre 2019 en China se desató la epidemia denominada coronavirus  nadie se iba a imaginar que el mundo cambiaría drásticamente en tan poco tiempo. La pandemia se extendió a prácticamente todos los países del mundo y sus gobiernos debieron tomar medidas que impactaron profundamente en sus economías.

Las empresas grandes y pequeñas se tuvieron que habituar al trabajo remoto e implementar de la noche a la mañana equipos de tele-trabajo, o trabajo a distancia como se lo suele denominar, debido a que sus empleados no podían trasladarse a sus puestos de trabajo a causa de las medidas de prevención previamente mencionadas.

Pero en esta nueva normalidad los trabajadores no solamente deben lidiar con aprender a utilizar las herramientas ofimáticas de videoconferencia, comunicación y plataformas colaborativas online; sino fundamentalmente con una nueva forma de hacer su trabajo de forma eficiente y efectiva.

 

Trabajo remoto: sus ventajas y desafíos

Las ventajas del trabajo remoto son variadas. Por un lado permiten a las empresas a adaptarse rápidamente a los cambios del mercado en el que operan, aumentan la productividad de los empleados ya que éstos eligen el tiempo más productivo para llevar a cabo sus tareas, se eliminan tiempos muertos y reuniones innecesarias, y por último pero no menos importante, se reducen los costes (gastos de oficinas, traslados, servicios diversos, etc.).

Los desafíos a su vez, tienen que ver con desarrollar las competencias necesarias para poder trabajar en remoto: aprender a hacer el trabajo más visible, mantener la comunicación entre los integrantes de la organización más fluida, saber motivar y estar comprometido con el resto el equipo, y saber auto-organizarse para cumplir metas y objetivos.

 

Herramientas para el trabajo remoto

Numerosas son las herramientas que puede una organización utilizar para desarrollar su trabajo. Aquí tienes una pequeña muestra de 7 tipos de herramientas imprescindibles para trabajar a distancia. He seleccionado fundamentalmente aquellas open source y free software, además de aplicaciones que tienen versiones limitadas gratuitas.

 

1.- Herramientas de comunicación

Comenzando con Mattermost https://mattermost.com/, Slack https://slack.com/ o Microsoft Teams https://www.microsoft.com/ para la comunicación con tus clientas/es y colegas de trabajo.

Mattermost trabajo remoto
Image extraída de la página principal de Mattermost https://mattermost.com/

Estas aplicaciones te permiten llevar todas tus conversaciones en un solo lugar reemplazando al correo electrónico. Dentro de los denominados canales podrás chatear, intercambiar archivos y organizar reuniones; evitando así perder tiempo buscando información o utilizando varias herramientas distintas para la gestión de tus relaciones.

Jitsi logo

Por otro lado Jitsi https://jitsi.org/ (free software), Zoom https://zoom.us/, y Webex https://www.webex.com/es/index.html de Cisco, entre otras, te ayudarán a llevar a cabo videoconferencias, reuniones de negocios y seminarios web si simplemente cuentas con un ordenador con videocámara o un smartphone. Por otra parte LogMeIn https://www.logmein.com/es te servirá para el acceso remoto y/o asistencia remota a otros ordenadores.

 

2.- Edición de documentos online

Google suite https://gsuite.google.com/ y Microsoft 365 son las aplicaciones más conocidas para la edición de documentos y planillas de cálculo online de forma colaborativa; aunque también puedes utilizar el software open source Collabora https://www.collaboraoffice.com/es/ que está basado en la conocida suite libre y gratuita LibreOffice https://www.libreoffice.org/ (free software).

libreoffice logo

Una solución más sencilla puede ser Etherpad https://etherpad.org (open source) que te permite instalarlo en el servidor de tu empresa o puedes utilizarlo gratuitamente en sus versiones libres disponibles en Internet: https://github.com/ether/etherpad-lite/wiki/Sites-that-run-Etherpad-Lite.

 

3.- Plataformas de productividad

Las denominadas plataformas de productividad Nextcloud https://nextcloud.com/ y Egroupware https://www.egroupware.org/en/ permiten tener un escritorio online con calendario, e-mail, gestión de tareas y proyectos, y compartir documentos y archivos; además de poder utilizar el chat u otras herramientas de comunicación. Ambas son open source y tienen sus versiones gratuitas libres.

nextcloud
Image extraída de la página de Nextcloud https://nextcloud.com/athome/

4.- Gestión de trabajo y de tareas

Tres herramientas de gestión de tareas simples pero poderosas a la vez, son Basecamp https://basecamp.com/ , Monday.com https://monday.com/lang/es/ y Wrike https://www.wrike.com/es/tour/ . Sirven para trabajar colaborativamente y para gestionar nuestros procesos de negocios de manera intuitiva.

 

5.- Gestión de proyectos

Para la gestión de proyectos puedes utilizar OpenProject (Gantt charts, work packages, etc.) si trabajas con las mejores prácticas del PMBOK https://www.pmi.org/pmbok-guide-standards y/o los productos de Atlassian https://www.atlassian.com/ (Jira, Confluence, Bitbucket, Trello, entre otros) para la gestión de proyectos con metodologías ágiles (scrum, kanban, etc.). Si utilizas la metodología Lean, KanbanFlow https://kanbanflow.com/ aumentará tu productividad con su tablero kanban.

Atlassian Agile
Image extraída de la página principal de https://www.atlassian.com/

6.- Pizarras colaborativas

Si necesitas realizar workshops online, reuniones de brainstrorming, de diseño o para coordinar estrategias y planificar por ej. campañas de marketing; Miro https://miro.com/ y Mural https://www.mural.co/ están allí para ayudarte. Sus versiones básicas son gratuitas y sirven para pequeños proyectos, luego podrás ampliar sus funcionalidades a precios razonables.

 

7.- Utilidades de productividad

Finalmente te recomiendo algunas utilidades de trabajo remoto que suelen ayudarnos en el día a día de nuestra labor.

Si quieres entrar en el mundo de la automatización Zapier https://zapier.com/ te ayudará a eliminar tus tareas repetitivas y concentrarte en tu trabajo más importante.

1Password https://1password.com/ te servirá para la gestión de las numerosas claves y cuentas de usuario que deberás gestionar.

Toggl https://toggl.com/ para la gestión del tiempo con timelines y uso de la técnica pomodoro.

Como hemos visto, las aplicaciones de free software yopen source con versiones gratuitas y de bajo coste para aumentar tu productividad son numerosas, es cuestión de elegir las más idóneas para el tipo de trabajo que realizamos y comenzar a utilizarlas.

 

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